Conditions générales de vente

Présentation et objet

Les présentes conditions générales de vente (les « CGV ») régissent l'accès au logiciel Docuse et son utilisation en mode SaaS.

Le service est édité par Docuse, société par actions simplifiée au capital de 1 000 €, immatriculée au RCS de Rodez sous le numéro 132 450 347, dont le siège est situé 3 Lotissement Les Lignes, 12740 Sébazac-Concourès (« Docuse »). Contact : contact@docuse.fr.

Le service est réservé aux professionnels. Toute personne qui souscrit pour une entreprise ou un groupe déclare avoir le pouvoir de l'engager (le « Client »).

Définitions

• Service : le logiciel Docuse de gestion des accidents du travail et de prévention, accessible en ligne.
• Utilisateur : toute personne à qui le Client ouvre un compte.
• Données du Client : les informations et fichiers déposés dans le Service par le Client ou ses Utilisateurs.
• Commande : le récapitulatif de la souscription, qui précise l'offre, les quantités et le prix.

Documents contractuels

Le contrat est formé par les documents suivants, par ordre de priorité décroissante : la Commande, le contrat de sous-traitance en annexe 1 pour ce qui concerne les données personnelles, puis les présentes CGV.

Les conditions générales d'achat du Client ne s'appliquent pas, sauf accord écrit de Docuse. Le Client accepte les CGV en validant sa Commande.

Souscription et comptes

Le Client souscrit en ligne ou auprès de Docuse en choisissant une offre et ses quantités (entreprises, comptes éditeurs, comptes responsables). La Commande fixe les quotas de comptes.

Le Client attribue les rôles de ses Utilisateurs et répond de leur usage du Service. Les identifiants sont personnels. Le Client prévient Docuse sans délai en cas d'accès non autorisé suspecté.

Description du Service

Le Service aide le Client à préparer ses déclarations d'accident, analyser les causes, suivre ses actions correctives et calculer ses indicateurs. La description à jour figure sur docuse.fr.

Le Client reste seul déclarant. Docuse ne déclare rien en son nom. Le Client effectue lui-même ses démarches auprès des organismes compétents, dans les délais légaux, et vérifie les informations avant envoi.

Les contenus réglementaires, les aides à la rédaction et les évaluations du Service sont indicatifs. Ils ne constituent ni un conseil juridique, ni un avis médical.

Disponibilité et support

Docuse met en œuvre les moyens raisonnables pour que le Service reste accessible et sécurisé. Il s'agit d'une obligation de moyens : Docuse ne garantit ni un taux de disponibilité, ni l'absence d'interruption.

Docuse peut suspendre le Service pour maintenance, en prévenant le Client à l'avance lorsque c'est possible. Une intervention d'urgence peut être réalisée sans préavis.

Le support est assuré par écrit à contact@docuse.fr, les jours ouvrés.

Évolution du Service

Docuse peut faire évoluer le Service. Si une évolution réduit de façon substantielle une fonction essentielle, Docuse en informe le Client au moins 30 jours à l'avance, et le Client peut résilier sans préavis avant la prise d'effet.

Prix et paiement

Les prix figurent dans la Commande, en euros hors taxes. La TVA applicable s'y ajoute.

L'abonnement est facturé chaque mois, d'avance. Le Client paie par virement dans les 30 jours suivant la date de facture. Aucun escompte n'est accordé en cas de paiement anticipé.

Docuse peut modifier ses prix en prévenant le Client par écrit au moins 60 jours à l'avance. Le Client peut alors résilier sans préavis avant la prise d'effet du nouveau prix.

Retard de paiement

Tout retard entraîne de plein droit, sans rappel, des pénalités égales à trois fois le taux d'intérêt légal, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € (articles L441-10 et D441-5 du code de commerce).

Si une facture reste impayée 15 jours après une mise en demeure, Docuse peut suspendre l'accès au Service. Le Client conserve le droit de récupérer ses données pendant la suspension.

Durée

L'abonnement est mensuel et sans durée minimale. Il commence à la date de la Commande et se reconduit automatiquement chaque mois, jusqu'à sa résiliation.

Résiliation

Chaque partie peut résilier par écrit, sans motif, moyennant un préavis de 1 mois. La demande du Client s'envoie à contact@docuse.fr. La résiliation prend effet 1 mois après réception de la demande. L'abonnement reste dû jusqu'à cette date, au prorata pour le dernier mois.

En cas de manquement grave non corrigé 30 jours après une mise en demeure, l'autre partie peut résilier sans préavis.

Fin du contrat et données

Pendant les 30 jours suivant la fin du contrat, le Client peut récupérer ses données. Sur demande écrite, Docuse lui remet, sans frais, ses dossiers et pièces jointes dans des formats ouverts.

Passé ce délai, Docuse supprime les Données du Client de ses bases. Elles disparaissent des sauvegardes à l'expiration de leur cycle de conservation, de 30 jours au plus.

Il appartient au Client de récupérer dans ce délai les documents qu'il doit conserver au titre de ses propres obligations.

Obligations du Client

Le Client utilise le Service conformément à la loi et aux présentes CGV. Il garantit qu'il a le droit de déposer les Données du Client et s'interdit tout accès frauduleux, toute revente du Service et toute tentative d'en perturber le fonctionnement.

Propriété intellectuelle

Docuse reste propriétaire du Service. Elle accorde au Client un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non cessible, pour la durée du contrat.

Les Données du Client restent la propriété du Client. Docuse ne les utilise que pour fournir le Service. Pendant le contrat, le Client peut demander à tout moment l'export de ses données, que Docuse lui remet dans des formats ouverts.

Responsabilité

Chaque partie répond des dommages directs causés par sa faute prouvée. Docuse ne répond pas des dommages indirects, notamment les pertes d'exploitation, la perte de chance et l'atteinte à l'image.

La responsabilité totale de Docuse, tous dommages confondus, est limitée aux sommes hors taxes payées par le Client au titre du Service pendant les 12 mois précédant le fait générateur.

Ces limites ne s'appliquent ni en cas de faute lourde ou dolosive, ni aux dommages corporels, ni à toute responsabilité qui ne peut pas être limitée par la loi.

Docuse ne répond pas d'un retard ou d'une erreur de déclaration du Client, ni des conséquences des décisions prises sur la base d'informations indicatives du Service.

Force majeure

Aucune partie n'est responsable d'un manquement dû à un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du code civil. Si l'empêchement dure plus de 30 jours, chaque partie peut résilier sans préavis.

Confidentialité

Chaque partie garde confidentielles les informations non publiques reçues de l'autre, pendant le contrat et 5 ans après sa fin. Les Données du Client restent protégées sans limite de durée.

Données personnelles

Docuse agit comme sous-traitant pour les Données du Client, selon l'annexe 1. Pour ses propres traitements, elle agit comme responsable de traitement, selon sa politique de confidentialité.

Modification des CGV

Docuse peut modifier les CGV en prévenant le Client par écrit au moins 60 jours à l'avance. Le Client peut résilier sans préavis avant la prise d'effet des nouvelles conditions.

Droit applicable et litiges

Les CGV sont soumises au droit français. Les parties cherchent d'abord une solution amiable. À défaut, tout litige relève de la compétence exclusive du tribunal de commerce de Rodez.

Annexe 1 : contrat de sous-traitance (art. 28 du RGPD)

Cette annexe fixe les conditions dans lesquelles Docuse traite des données personnelles pour le compte du Client. Le Client est responsable de traitement et Docuse est son sous-traitant.

1. Objet et durée

Docuse traite les données uniquement pour fournir le Service, selon la description de l'appendice A. La présente annexe s'applique pendant le contrat, puis jusqu'à la suppression complète des données.

2. Instructions du Client

Docuse agit uniquement sur instruction documentée du Client. Les CGV, cette annexe et les réglages du Service constituent ces instructions, y compris pour les transferts de données.

Docuse prévient immédiatement le Client si elle estime qu'une instruction enfreint la réglementation. Si le droit de l'Union ou français lui impose un traitement, elle l'en informe au préalable, sauf interdiction légale.

Docuse n'utilise pas les données pour son propre compte, notamment pour des statistiques commerciales ou l'entraînement d'un modèle.

3. Confidentialité

Les personnes autorisées à traiter les données sont soumises à une obligation de confidentialité. Leur accès est limité au besoin d'en connaître pour la maintenance et le support.

4. Sécurité

Docuse applique les mesures techniques et organisationnelles de l'appendice B, conformément à l'article 32 du RGPD. Elle peut les faire évoluer sans en réduire le niveau de protection.

5. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise Docuse à recourir aux sous-traitants ultérieurs de l'appendice C. Docuse les soumet par contrat aux mêmes obligations et reste responsable de leur exécution.

Docuse prévient le Client par écrit au moins 30 jours avant tout ajout ou remplacement. Le Client peut s'y opposer pour un motif sérieux lié à la protection des données. À défaut de solution, il peut résilier sans préavis avant le changement.

6. Localisation et transferts

Les données sont hébergées en France. Docuse ne les transfère pas hors de l'Union européenne sans instruction documentée du Client et sans garanties conformes au chapitre V du RGPD.

7. Droits des personnes

Le Client répond aux demandes des personnes concernées. Si Docuse en reçoit une directement, elle la transmet sans délai au Client et n'y répond pas à sa place. Docuse aide le Client, par des mesures adaptées, à satisfaire ces demandes.

8. Violation de données

Docuse notifie au Client toute violation de données personnelles dans un délai maximal de 48 heures après en avoir pris connaissance. Elle lui transmet les informations disponibles pour sa propre notification : nature de la violation, personnes et données concernées, conséquences probables et mesures prises.

9. Assistance

Docuse aide le Client à respecter ses obligations de sécurité, de notification, d'analyse d'impact et de consultation préalable (articles 32 à 36 du RGPD), compte tenu des informations dont elle dispose.

10. Sort des données

À la fin du contrat, Docuse restitue puis supprime les données selon l'article 12 des CGV, sauf obligation légale de conservation. Elle confirme la suppression par écrit sur demande.

11. Tenue d'un registre et audit

Docuse tient le registre prévu à l'article 30.2 du RGPD. Elle met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de cette annexe.

Le Client peut réaliser un audit, ou le confier à un auditeur tenu à la confidentialité, une fois par an et moyennant 30 jours de préavis. Un audit supplémentaire est possible après une violation ou à la demande d'une autorité. Le Client en supporte le coût.

12. Contact

Le point de contact de Docuse pour la protection des données est contact@docuse.fr.

Appendice A : description du traitement

Appendice B : mesures de sécurité

• Chiffrement des échanges en HTTPS, avec HSTS.
• Cloisonnement des données par entreprise, appliqué à chaque requête.
• Contrôle d'accès par rôle, avec refus par défaut.
• Fichiers servis après vérification de leur appartenance à l'entreprise de l'appelant.
• Mots de passe stockés sous forme de condensat, avec politique de complexité et limitation des tentatives.
• Déconnexion automatique après une période d'inactivité.
• Journalisation des accès aux dossiers et des opérations sur les comptes.
• Sauvegardes chiffrées, conservées 30 jours.

Appendice C : sous-traitants ultérieurs