Qui fait quoi
Docuse est un logiciel vendu aux entreprises pour gérer leurs accidents du travail. Cette position commande deux rôles distincts, qu'il ne faut pas confondre.
Pour les données de vos salariés
Tout ce que nos clients saisissent dans l'application. C'est l'entreprise employeuse qui est responsable de traitement : elle décide des finalités, nous n'agissons que sur ses instructions (art. 28 du RGPD).
Pour nos propres données
Visiteurs du site, personnes qui souscrivent un abonnement, comptes des utilisateurs et traces techniques de sécurité. Là, c'est nous qui décidons, et nous qui répondons.
Concrètement. Si vous êtes salarié et que vous voulez savoir ce que contient votre dossier d'accident, la demande s'adresse à votre employeur, pas à nous. Nous l'assistons ; nous ne nous substituons pas à lui.
Pour les données dont nous sommes responsables, le responsable de traitement est Docuse, Société par actions simplifiée (SAS), dont le siège est situé 3 Lotissement Les Lignes, 12740 Sébazac-Concourès (SIREN 132 450 347). Contact : contact@docuse.fr.
Données traitées pour notre compte
Pour chaque finalité, voici les données concernées, ce qui nous autorise à les traiter et combien de temps nous les gardons.
| Finalité | Données | Base légale | Conservation |
|---|---|---|---|
| Souscription et gestion du contrat | Nom, prénom, adresse électronique, téléphone, raison sociale, SIRET | Exécution du contrat (art. 6.1.b) | Durée du contrat, puis 5 ans (art. 2224 du code civil) |
| Comptes et authentification | Adresse électronique, mot de passe chiffré, rôle, entreprise de rattachement | Exécution du contrat (art. 6.1.b) | Durée du compte ; désactivation après 1095 jours sans connexion |
| Journal des accès et des tentatives de connexion | Horodatage, identifiant de l'auteur, action réalisée, référence du dossier, adresse IP | Obligation de sécurité (art. 32) et intérêt légitime | 365 jours |
| Réponse aux demandes de contact | Coordonnées et contenu du message | Intérêt légitime | 3 ans après le dernier échange |
Le journal des accès enregistre qu'un dossier a été ouvert, jamais son contenu : aucun nom de victime ni aucune donnée de santé n'y figure.
Données confiées par nos clients
Les entreprises clientes saisissent les informations nécessaires à la déclaration et à l'analyse des accidents du travail. Elles se répartissent en cinq ensembles.
Identité de la victime
Nom, prénom, sexe, date de naissance, nationalité, adresse, numéro de sécurité sociale.
Situation professionnelle
Matricule, fonction, type de contrat, date d'entrée au poste, date de la dernière visite médicale.
Données relatives à la santé
Catégorie particulière au sens de l'article 9 du RGPD : nature et siège des lésions, certificat médical initial, durée de l'arrêt de travail, taux d'incapacité permanente, hospitalisation, interventions des secours.
Circonstances
Date, heure et lieu de l'accident, récit des faits, équipements de protection portés, témoins, tiers impliqués, analyse des causes et actions correctives.
Signalements et documents
Situations à risque et presque accidents remontés du terrain (lieu, date, description, photos, fichiers, commentaire), réserves motivées, documents déposés au dossier et pièces jointes.
Ce qui autorise le traitement de données de santé. Il est nécessaire à l'exécution des obligations de l'employeur en matière de droit du travail et de sécurité sociale — article 9.2.b du RGPD, combiné à l'obligation de déclaration de l'article L441-2 du code de la sécurité sociale et à l'obligation de prévention de l'article L4121-1 du code du travail.
Nous n'utilisons jamais ces données pour notre propre compte : ni analyse commerciale, ni statistique produit, ni entraînement d'un quelconque modèle. Les durées de conservation sont fixées par l'entreprise cliente, à qui il revient de les arrêter au regard de ses obligations.
Destinataires
Les données ne sont ni vendues, ni louées, ni transmises à des fins publicitaires.
Y accèdent uniquement :
- les utilisateurs habilités de l'entreprise concernée, selon le rôle qui leur a été attribué. Les données sont cloisonnées par entreprise : un compte ne voit que les dossiers de son établissement ;
- le personnel de l'éditeur strictement habilité, pour la maintenance et le support, sur besoin d'en connaître ;
- l'hébergeur, en qualité de sous-traitant ultérieur, dont l'identité figure dans les mentions légales.
Localisation et transferts
Les données sont hébergées en France. Aucun transfert hors de l'Union européenne n'est réalisé.
Les pages du site et de l'application ne font appel à aucune ressource externe : polices de caractères, feuilles de style, scripts et images sont servis depuis nos propres serveurs.
Ce point n'est pas un détail. Une police chargée depuis un serveur étranger transmettrait à son exploitant l'adresse IP du visiteur et l'adresse de la page consultée — laquelle trahit qu'il s'agit d'un dossier d'accident. Héberger en France ne servirait à rien si le navigateur, lui, allait voir ailleurs.
Cookies et traceurs
Aucun cookie de mesure d'audience, de publicité ou de réseau social n'est déposé.
Seuls sont utilisés deux cookies strictement nécessaires : un identifiant de session, qui disparaît à la déconnexion ou à la fermeture du navigateur, et un jeton anti-CSRF, conservé un an au plus. Ils sont dispensés de consentement, et aucune bannière n'est donc nécessaire.
Sécurité
Les mesures techniques suivantes sont en place :
- chiffrement des échanges en HTTPS, avec HSTS ;
- cloisonnement des données par entreprise, appliqué à chaque requête ;
- contrôle d'accès par rôle, en refus par défaut ;
- pièces jointes et certificats médicaux servis par une vue qui vérifie l'appartenance du fichier à l'entreprise de l'appelant — aucun fichier n'est accessible par la simple connaissance de son adresse ;
- mots de passe stockés sous forme de condensat, jamais en clair ;
- politique de mot de passe exigeante et limitation des tentatives de connexion, par compte et par adresse IP ;
- déconnexion automatique après une période d'inactivité ;
- journalisation des accès aux dossiers et des opérations sur les comptes ;
- effacement effectif des pièces jointes lors de la suppression d'un dossier, y compris sur le support de stockage.
Vos droits
Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et d'opposition, ainsi que du droit à la portabilité lorsque le traitement repose sur le contrat ou le consentement. Vous pouvez également définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Adressez-vous à votre employeur
C'est lui le responsable de ce traitement. Nous lui apportons notre assistance mais ne pouvons pas répondre à sa place.
Écrivez-nous
contact@docuse.fr. Réponse sous un mois, prolongeable de deux mois si la demande est complexe.
Une preuve d'identité pourra être demandée en cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur.
Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés : cnil.fr/fr/plaintes, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.
Violation de données
En cas de violation de données personnelles, l'éditeur informe sans délai injustifié l'entreprise cliente concernée et lui fournit les éléments nécessaires à sa propre notification à la CNIL.
Lorsque l'éditeur agit comme responsable de traitement, il procède lui-même aux notifications prévues aux articles 33 et 34 du RGPD.
Modifications
Cette politique peut être mise à jour pour tenir compte d'évolutions du service ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en tête de page, et toute modification substantielle est portée à la connaissance des clients.
Une question sur ce document ? Écrivez-nous à contact@docuse.fr.
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